A través de esta nueva norma, la accesibilidad cognitiva deja de ser una buena práctica aislada y pasa a formar parte de los procesos que articulan la relación de la empresa con las personas candidatas, trabajadoras y consumidoras.

El 2 de enero de 2027 entra en vigor el Real Decreto 707/2026, por el que se aprueba el Reglamento de las condiciones básicas de accesibilidad cognitiva, introduciendo condiciones básicas para que la información, los procesos, los entornos y las herramientas puedan comprenderse y utilizarse con mayor facilidad. La nueva norma exige a las empresas revisar, entre otros ámbitos, la selección, la formación, la comunicación interna y determinados sistemas digitales.

Prepararse para esta norma requiere revisar procesos que a menudo se han diseñado dando por hecho que todas las personas comprenden la información de la misma manera. Una oferta clara, un sistema de fichaje intuitivo o unas instrucciones de emergencia comprensibles permiten que más personas actúen con autonomía y seguridad.

La accesibilidad cognitiva debe incorporarse desde el diseño y contar con la participación de quienes utilizarán cada proceso. Ese enfoque ayuda a cumplir la normativa y, al mismo tiempo, favorece entornos laborales más inclusivos, comprensibles y preparados para aprovechar todo el talento.

Qué es la accesibilidad cognitiva

La accesibilidad cognitiva es la parte de la accesibilidad universal que facilita la comprensión, la comunicación, la orientación y la interacción con el entorno. Una información es cognitivamente accesible cuando la persona puede localizar lo que necesita, entenderlo y utilizarlo para actuar o tomar una decisión.

La norma contempla recursos como el lenguaje sencillo y el lenguaje claro, la lectura fácil, los pictogramas, los apoyos visuales, el audio, la comunicación aumentativa y alternativa y las tecnologías de apoyo. No son conceptos equivalentes: por ejemplo, la lectura fácil sigue pautas específicas de redacción, diseño y validación, mientras que el lenguaje sencillo recurre, entre otras medidas, a frases cortas, palabras habituales y explicaciones sin siglas innecesarias.

Aunque estas medidas son esenciales para muchas personas con discapacidad intelectual, también pueden beneficiar a personas mayores, personas con dificultades de lectoescritura, con problemas de salud o que no dominan el idioma. En la práctica, una comunicación más comprensible reduce errores, dudas y dependencia de terceros.

Qué empresas deben aplicar la nueva normativa de accesibilidad cognitiva

El Reglamento tiene alcance estatal y actúa sobre varios ámbitos. Para una empresa conviene analizarlo desde dos posiciones:

• Como empleadora, por las obligaciones específicas que incorpora el artículo 14 en selección, formación, incorporación, comunicación, herramientas de trabajo y ajustes razonables.
• Como prestadora de bienes o servicios, la empresa deberá garantizar que la información y los canales de atención sean comprensibles y accesibles. Según su actividad, esto puede implicar revisar páginas web, aplicaciones, formularios, procesos de contratación y pago, información comercial, atención al público y sistemas de reclamación.

Además, las condiciones establecidas son mínimos comunes. Las comunidades autónomas y las entidades locales pueden aprobar requisitos adicionales dentro de sus competencias, por lo que será necesario comprobar también la normativa territorial y sectorial aplicable a cada organización.

Cambios de la normativa de accesibilidad cognitiva en la gestión de personas

Ofertas de empleo y entrevistas más accesibles

Las ofertas, las condiciones y los requisitos de los puestos de trabajo deberán publicarse de forma accesible y, en todo caso, con lenguaje sencillo. Esto exige revisar descripciones de ofertas, portales de empleo, formularios de inscripción, correos de convocatoria e instrucciones sobre las distintas fases del proceso.

La norma establece también que cualquier persona candidata que reúna los requisitos de titulación y experiencia podrá solicitar una adaptación de la entrevista. Esta adaptación no tendrá coste y no podrá utilizarse como motivo para excluirla del proceso. La empresa necesitará, por tanto, un canal claro y confidencial para recibir la solicitud, valorar las necesidades y coordinar el apoyo.

Formación y prevención de riesgos

Cuando una persona trabajadora lo solicite, la formación promovida por la empresa deberá respetar las recomendaciones de accesibilidad cognitiva. La documentación se facilitará en lectura fácil y en formatos alternativos, como el audio, los apoyos visuales o las soluciones tecnológicas.

La prevención de riesgos laborales y los protocolos de emergencia reciben una atención expresa: sus materiales deberán estar redactados en lenguaje claro y contar con una versión en lectura fácil que incorpore apoyos visuales cuando sea posible. No basta con adaptar la presentación; también deben entenderse las instrucciones, los avisos y los pasos que hay que seguir ante un riesgo.

Fichaje y autenticación sin barreras

Los sistemas de registro de jornada y de autenticación en la sede electrónica empresarial deberán ofrecer un acceso que no dependa de recordar contraseñas y permitir que la persona elija la alternativa más adecuada. También deberán incorporar doble verificación para el envío de información, asistencia remota e indicaciones que permitan seguir los pasos realizados.

Adaptación de documentos en reuniones y comunicación interna

La empresa deberá facilitar que la persona trabajadora utilice su medio habitual de comunicación aumentativa y alternativa. Estos sistemas permiten complementar o sustituir la comunicación oral y pueden incluir, por ejemplo, pictogramas, tableros de comunicación, aplicaciones o dispositivos con salida de voz.

Además, la persona podrá solicitar la adaptación de los documentos que necesite para realizar su trabajo y de las reuniones en las que participe. Estas adaptaciones pueden consistir, según sus necesidades, en proporcionar documentos en lectura fácil, incorporar apoyos visuales, anticipar el orden del día, explicar con claridad los asuntos que se van a tratar o facilitar posteriormente un resumen escrito con las principales conclusiones y tareas.

La empresa deberá realizar la adaptación solicitada siempre que no suponga una carga desproporcionada. Si considera que no puede asumirla por este motivo, tendrá que comunicar su decisión por escrito y de forma cognitivamente accesible.

Asimismo, los cambios de tareas y cualquier información relevante para el cumplimiento de los objetivos deberán comunicarse, como mínimo, por escrito y también oralmente cuando la persona lo solicite. Esto implica revisar la claridad de los correos, las instrucciones de trabajo, los manuales, las reuniones de seguimiento y las comunicaciones sobre cambios de funciones o procedimientos.

Apoyos y ajustes razonables

A solicitud de la persona trabajadora y con su participación, la empresa deberá proporcionar sistemas de apoyo y ajustes razonables. Pueden afectar, entre otros aspectos, a los horarios, los tiempos asignados, la carga de trabajo o el uso de tecnologías de apoyo. Las medidas deberán revisarse periódicamente, ya que las necesidades y las tareas pueden cambiar.

El Reglamento también señala que las entidades privadas promoverán guías y manuales de incorporación en lectura fácil y la designación de una persona de apoyo durante el periodo de acogida y adaptación al puesto de trabajo. Una figura de referencia bien preparada puede ayudar a anticipar dudas, explicar rutinas y comprobar que la información se ha comprendido.

Qué personas pueden solicitar las medidas individualizadas

Las medidas laborales específicas recogidas en este reglamento se aplican a las personas trabajadoras que tengan reconocida una discapacidad intelectual y un grado de discapacidad igual o superior al 33%. Esta situación deberá acreditarse mediante la resolución, el certificado o la tarjeta de discapacidad expedidos por el IMSERSO o por el organismo competente de la comunidad autónoma.

Esto no significa que las empresas deban limitar la accesibilidad cognitiva únicamente a estas personas. Redactar instrucciones claras, ordenar la información o utilizar herramientas intuitivas facilita el trabajo de toda la plantilla. Sin embargo, la acreditación será necesaria cuando se soliciten las adaptaciones específicas previstas en el reglamento.

Qué deben revisar las empresas que atienden al público

Las empresas incluidas en el ámbito de telecomunicaciones y servicios de la sociedad de la información deberán incorporar la accesibilidad cognitiva en contenidos de texto y no textuales, documentos, formularios, piezas multimedia y mecanismos de interacción. La revisión alcanza procesos sensibles como el consentimiento, la identificación, la autenticación, la firma, el pago y la aceptación de condiciones.

Por su parte, los proveedores de bienes y servicios comprendidos en el artículo 9 deberán ofrecer información sobre sus servicios en formatos cognitivamente accesibles, habilitar medios alternativos de comunicación y disponer de los apoyos necesarios para prestar una atención adecuada. La información comercial básica, la contratación, el consentimiento y las instrucciones de uso deberán expresarse en lenguaje sencillo. También se exige una hoja de reclamaciones en lectura fácil.

El alcance concreto dependerá de la actividad y de la normativa sectorial aplicable. Las empresas que operen de cara al público deberían coordinar la revisión entre las áreas jurídica, digital, experiencia de cliente, comunicación y atención al consumidor.

Edificios y señalización

La norma incorpora criterios de orientación, señalización comprensible, seguridad y control de estímulos en espacios y edificios. En los edificios, las condiciones serán exigibles en las nuevas construcciones, en las grandes intervenciones sobre inmuebles existentes y, para el resto de obras, en los elementos afectados por la intervención, de acuerdo con el Código Técnico de la Edificación. Por ello, los proyectos de reforma deberían revisar desde el inicio recorridos, cartelería, identificación de espacios e información de emergencia.

Cuándo entra en vigor y qué ocurre si se incumple

El Real Decreto 707/2026 entrará en vigor el 2 de enero de 2027. La norma no establece un periodo transitorio general para las obligaciones laborales, por lo que las empresas deberían aprovechar los próximos meses para revisar sus procesos y herramientas.

Las vulneraciones que estén tipificadas podrán sancionarse conforme a la Ley General de derechos de las personas con discapacidad o a la legislación autonómica. En el orden social, las infracciones en materia de igualdad de oportunidades, no discriminación y accesibilidad universal seguirán rigiéndose por la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Por dónde empezar a cumplir la norma de accesibilidad cognitiva

Una preparación ordenada puede comenzar con estas actuaciones:

• Identificar las áreas implicadas: Recursos Humanos, Prevención de Riesgos Laborales, Formación, Tecnología, Comunicación, Compras, Atención al Cliente e Instalaciones.
• Revisar las ofertas, formularios, comunicaciones, guías de acogida, materiales formativos y protocolos de emergencia.
• Auditar los sistemas de selección, fichaje, autenticación y aprendizaje digital desde la perspectiva de la comprensión y la tolerancia al error.
• Definir un procedimiento sencillo y confidencial para solicitar adaptaciones y ajustes razonables, con responsables y plazos de respuesta.
• Formar a las personas que intervienen en selección, incorporación, formación, atención al público y gestión de equipos.
• Probar documentos, herramientas y recorridos con personas con dificultades cognitivas y revisar periódicamente si los apoyos funcionan.